A hatékony kommunikációt lehetővé tevő ismereteket a felsőoktatásban és vezetői szemináriumokon is oktatják, de jó eséllyel elfelejtik őket az iskola végeztével vagy az irodába, a „valódi munka” világába való visszatéréskor. Rengeteg hasznos tanács áll rendelkezésre a kommunikáció javítására, a legjobbak azonban gyakran a legegyszerűbbek. Íme néhány közülük:
- Üzeneteit világosan, egyszerű nyelvezettel fogalmazza meg, és tartózkodjon a zsargon használatától. Lehetséges ugyan, hogy a csapatnak ismernie kell a zsargont, az mégis megnehezítheti a megértést. Valójában a zsargon használata olyannyira kerülendőnek számít, hogy a felsőoktatásban sok helyen már külön oktatják az üzleti tanulmányokat folytató diákokat arra, hogy hogyan lehet teljesen mellőzni azt, az Egyesült Államok kormánya pedig elindította a PlainLanguage.gov webhelyet, ahol a kormányzati alkalmazottaknak nyújtanak segítséget a nyilvánosság számára egyszerűen olvasható, érthető és felhasználható dokumentumok készítésében és a kormányzati kommunikáció használatában.
- Az alkalmazottakkal az általuk már használt csatornákon kommunikáljon. Ha saját adatai azt mutatják, hogy alkalmazottai a legtöbbször e-mailben küldött hagyományos írott vagy videóüzenet formájában kommunikálnak egymással, tegyen Ön is így. Ha egy felmérésből az derül ki, hogy a fontos bejelentésekhez inkább a személyes vagy az élőben, adatfolyamként továbbított értekezleteket kedvelik, használja ezeket. A LinkedIn egyik cikke szerint a belső kommunikációt a szervezetek közel 79%-a tartja a siker egyik kulcstényezőjének – ezért a csapattal való kapcsolattartás és az információk kézbesítéséről való gondoskodás nagyon fontos. Ezenkívül időt is meg lehet vele takarítani.
- A nagyobb mérvű bejelentésekhez, fontos céges hírekhez és más jelentős üzenetekhez (például a juttatásokat érintő változásokhoz) a kommunikációs tervet kövesse, akárcsak a külső bejelentések esetében. Ezzel gondoskodhat arról, hogy az üzenet (legyen az írásos vagy szóbeli) világosan érthető legyen, és minden vonatkozó információt tartalmazzon. Amikor pedig elkészült az üzenet, kérje ki róla valaki olyannak a véleményét, akiben megbízik.
- Mondandóját vizuális elemekkel erősítheti. A Social Science Research Network szerint az emberek 65%-a vizuális típus, a 3M egyik felméréséből pedig kiderül, hogy a vizuális elemeket 60 000-szer gyorsabban tudjuk feldolgozni, mint a szöveget, ezért ahol csak lehetséges, képpel, diagrammal, grafikonnal, videóval, infografikával vagy más vizuális elemmel illusztrálja az elérni kívánt célokat, megkönnyítve, illetve javítva ezzel a megértést.
Természetesen nem létezik univerzális megoldás a kommunikáció javítására és az alkalmazottak motiváltságának növelésére, de az új technológiákkal és az üzleti kommunikáció új megközelítésével elkerülheti a félreértéseket, csökkentheti a szóbeszédet, időt takaríthat meg – és hatékonyabbá teheti a csapat munkáját, javíthatja az alkalmazottak véleményét a szervezetről, és növelheti a cég eredményét. Az Aon Hewitt egyik jelentéséből az derül ki, hogy az alkalmazotti motiváció minden 1%-os növekedése további 0,6%-os növekedést eredményez a szervezet értékesítésében. Így az alkalmazottak motivációjának növeléséért tett minden egyes lépés megéri az erőfeszítést.
